Sekretarët me përvojë e dinë që korrespondenca e biznesit përbëhet nga dy të tretat e pyetjeve dhe përgjigjeve ndaj tyre. Qëllimi kryesor i një pyetje me shkrim është që të marrë ndonjë informacion nga i adresuari. Autori i letrës pret që të marrë përgjigjen më të plotë të mundshme, e cila do t'i jepet atij brenda periudhës kohore të përcaktuar me ligj ose të treguar në kërkesë. Nuk ka rregulla strikte për përpunimin e pyetjeve me shkrim. Sidoqoftë, ekzistojnë disa kërkesa të përgjithshme për korrespondencën e biznesit që duhet të ndiqen gjatë përgatitjes së tyre.
E nevojshme
- - Forma e ndërmarrjes;
- - letër A4;
- - stilolaps;
- - kompjuter;
- - Printeri.
Udhëzimet
Hapi 1
Shtypni një letër pyetëse në letrën e organizatës nëse aplikoni në emër të një ekipi dhe për një arsye zyrtare në një organizatë tjetër ose tek një individ. Një qytetar që dërgon një kërkesë në çdo institucion duhet ta shkruajë atë në mënyrë të lexueshme ose ta shtypë në një fletë A4.
Hapi 2
Shënoni në këndin e sipërm të djathtë të letrës informacionin për adresën: emri i plotë i pozicionit të tij, mbiemri dhe inicialet, adresa postare e organizatës (nëse është e nevojshme). Informacioni në lidhje me kompaninë dërguese është në anën e majtë të formularit. Në një rresht të veçantë, nëpunësi duhet të vendosë numrin dhe datën e dokumentit në ikje. Nëse aplikoni në emrin tuaj, rendisni të dhënat tuaja më poshtë: mbiemri, emri, patronimi (pa shkurtim), adresa e shtëpisë, numri i telefonit të kontaktit. Për shembull: "Drejtorit të SHPK" Mëngjes i Hershëm "VV Petrov Semenov Vasily Vasilyevich, me banim në adresën: Nsk, rr. Pervaya, 15, apt. 15, telefoni 00-00-00”.
Hapi 3
Shkruani një titull për emailin tuaj. Ajo duhet të pasqyrojë shkurtimisht thelbin e thirrjes me shkrim, për shembull: "Për madhësinë minimale të farës së margaritës dhe çmimin me shumicë për to". Në letër, vendosni këto rekuizita në të majtë. Kur flisni në emër të një individi, thjesht mund të tregoni formatin e letrës duke shtypur në mes të rreshtit frazën "letër pyetjeje", "kërkesë me shkrim" ose "letër kërkesë".
Hapi 4
Shko te vetë deklarata e kërkesës. Ky do të jetë organi kryesor i letrës tuaj. Në 1-2 fjalitë e para, shpjegoni arsyen dhe qëllimin për të cilin dëshironi të merrni këtë apo atë informacion. Për shembull: "Në maj, anëtarët e partneritetit të kopshtit" Sad "po planifikojnë të kryejnë një blerje të madhe të farërave të margaritës. Pasi shqyrtuam broshurën reklamuese të kompanisë suaj, ne vendosëm të përdorim shërbimet e ofruara. Në lidhje me këtë, ju lutemi dërgoni informacionin e mëposhtëm në adresën më poshtë."
Hapi 5
Formuloni secilën pyetje. Mundohuni të jeni preciz dhe konciz. Mos i bëni fjalitë shumë të gjata, përfshirë 2-3 pyetje njëkohësisht. Sigurohuni që të vendosni një pikëpyetje në fund - kjo do të nxjerrë në pah vizualisht temën kryesore. Nëse ka disa pyetje, plotësoni ato me një listë të numëruar. Për shembull: “1. Cila është madhësia minimale e pjesës së farës? 2. Sa kushton 1 qese fara me shumicë dhe pakicë? 3. Sa kohë do të duhet për tu dorëzuar grumbulli i blerë? 4. Cilat dokumente duhet të dorëzohen për të përfunduar një marrëveshje furnizimi midis kompanisë tuaj dhe një partneriteti kopshtarie?"
Hapi 6
Përfundoni letrën me një shënim falënderimi. Ju gjithashtu mund të tregoni me takt kornizën kohore të dëshiruar për të marrë një përgjigje, për shembull: “Faleminderit paraprakisht për përgjigjen tuaj. Shpresojmë të marrim listën e çmimeve brenda një jave . Në rreshtin e fundit, nënshkruani (në emër të organizatës, kreu nënshkruhet) dhe datën.
