Kur një organizatë grumbullon dokumentacion që kërkon ruajtje afatshkurtër ose afatgjatë, është e nevojshme ta organizoni atë dhe të mbani dosjet kryesore me mbulesë të butë ose të fortë. Çdo rast specifik mund të ketë kërkesat e veta për hartimin e arkivit dhe renditjen e punës, pasi që nuk ka standarde strikte legjislative në këtë fushë. Sidoqoftë, ai përcakton parimet themelore të cilave zakonisht u përmbahen nëpunësit me përvojë.
E nevojshme
- - laps i zi plumbi;
- - fëndyell klerikal (ose pajisje UPD);
- - pirg;
- - gjilpërë për qepje;
- - fije kordoni ose najloni;
- - gërshërë;
- - një fletë letre të bardhë;
- - ngjitës shkrimi;
- - mbulesë.
Udhëzimet
Hapi 1
Pasi të keni ekzaminuar vlerën e dokumentacionit, numërojeni atë duke vendosur një numër rendor (në mënyrë kronologjike) në këndin e sipërm të djathtë të secilës fletë me një laps të zezë plumbi. Filloni me përmbysjen e parë; lista e titullit të dokumenteve që përmbahen dhe faqja e fundit nuk kanë nevojë të numërohen. Sigurohuni që numrat të mos hyjnë në tekst.
Hapi 2
Bëni dy palë vrima me një fëndyell të veçantë klerikal në mes të kufirit të majtë të secilit dokument. Për të parandaluar copëzimin e letrave, sigurojeni atë në një pirg. Si rregull, nëpunësit vendosin vrima në një vijë vertikale, duke lënë të paktën 3 cm midis secilës vrimë. Nëse fleta ka një diferencë të ngushtë, mund të ngjitni një shirit të bardhë në buzë.
Hapi 3
Përdorni një makinë të veçantë për ndezje të dokumentacionit (UPD). Kjo do të zvogëlojë ndjeshëm punën tuaj, pasi me këtë pajisje mund të shponi një pirg dokumentesh me trashësi 10 cm në të njëjtën kohë. Lexoni me kujdes udhëzimet dhe punoni me kujdes - stërvitja nxehet shumë.
Hapi 4
Filloni të qepni dosjen duke përdorur një spango të veçantë bankare ose një fije të fortë najloni dhe një gjilpërë për qepje. Flash arkivin dy herë për një kryerje të sigurt. Tërhiqni "bishtat" e lirshëm të kordonit (rreth 5-6 cm) përmes vrimës së mesit në anën e qepur të "librit" dhe bëni një nyjë të fortë.
Hapi 5
Pritini një rreth (rreth 4 cm në diametër) nga letra të bardha të trasha dhe ngjitni nyjën me të. Përdorni ngjitës të rregullt shkrimi. Merrni ngjitësen me një vulë, vendosni nënshkrimin e certifikimit dhe datën nën të. Nëse dosja është lidhur tashmë pa një faqe konfirmimi, atëherë lejohet ta ngjisni atë në brendësi të kapakut.
Hapi 6
Vendosni dosjen e lidhur në një kapak të veçantë ose lidhni dokumentet me një makinë. Për një arkiv afatgjatë, rekomandohet të zgjidhni një mbulesë të fortë, në raste të tjera "rrobat" e kartonit ose nga letra të veshura të trasha janë gjithashtu të përshtatshme. Në çdo rast, duhet të jetë një produkt shtypshkronje biznesi, i dizajnuar në përputhje me stilin e korporatës.
