Dosje dhe klasifikues të ndryshëm janë bërë prej kohësh pjesë e mjedisit jo vetëm të zyrës, por edhe të shtëpisë. Në të vërtetë, kjo është një mënyrë shumë e përshtatshme për ruajtjen, si dhe shpërndarjen tematike të dokumenteve. Por kur ka shumë dosje, ekziston një problem i shpërndarjes së tyre në hapësirën e punës.
E nevojshme
- - dosjet;
- - tabaka letre;
- - afishe;
- - kuti;
- - stilolaps
Udhëzimet
Hapi 1
Kuptoni përmbajtjen e dosjeve. Duhet të organizohet sipas disa parimeve të përgjithshme për ta bërë më të lehtë gjetjen e një dokumenti specifik. Për shembull, studentët duhet të përcaktojnë një dosje për secilën lëndë. Një person që punon mund të bëjë shpërndarjen sipas fushës së veprimtarisë, si dhe të caktojë dy ose tre dosje për letra veçanërisht të rëndësishme ose urgjente. Pasi të keni zgjedhur një sistem klasifikimi, rregulloni të gjitha letrat sipas sistemit dhe ngjitni afishe në dosje me një regjistër të asaj që ruhet në to.
Hapi 2
Gjeni mënyrën më të mirë për të rregulluar dosjet që rezultojnë. Nëse ato janë të mëdha dhe të qëndrueshme, thjesht mund t'i renditni në raft sipas temës. Dosjet e hollë dhe fleksibël ruhen më së miri në horizont. Sidoqoftë, pirgjet e mëdha janë të papërshtatshme për t'u përdorur, prandaj vendosni ato në tabakë letre njëkohësisht. Kur e bëni këtë, vëzhgoni gjithashtu klasifikimin tematik për ta bërë më të lehtë kërkimin e informacionit.
Hapi 3
Nëse keni nevojë për dosje të hollë për t'u ulur në raft, përdorni një ndarës. Mund të jetë ose në formën e një ndarjeje që ndan një pjesë të raftit nga një tjetër, ose në formën e një tabaka vertikale të hapur për letrat. Kështu, kur hiqni një dosje nga rafti, pjesa tjetër nuk do të fillojë të bjerë dhe nuk do të ketë rrëmujë.
Hapi 4
Për një numër shumë të madh të dosjeve, të tilla si organizimi i hapësirës ruajtëse në një arkiv të ndërmarrjes, përdorni një sistem ruajtjeje në raft. Kështu, letrat ruhen në depozitat e shtetit. Në të njëjtën kohë, dosjet ruhen në kuti speciale të instaluara në rafte. Veçori e këtyre kutive është se ato nuk hapen nga maja, por nga ana, e cila ju lejon të merrni dosjen që ju nevojitet. Pa hequr të gjithë enën e rëndë nga rafti. Në të njëjtën mbulesë anësore, ka kuptim të ngjitësh një afishe me informacione rreth asaj se çfarë dokumentesh ka brenda seksionit të magazinimit.
