Një faks i shënuar urgjentisht - ia jepni shefit më shpejt, postat elektronike që mbushnin kutinë do të çmontohen, një tog letrash dhe disa parcela të sjella nga postieri duhet të "shpërndahen" urgjentisht nëpër departamente shkroi një kërkesë për pushime. Këtu keni edhe reklama edhe dokumente të rëndësishme të kontabilitetit. Puna e një sekretari është e vështirë! Vlen të humbasësh një "copë letër", pasi rezulton se fati i organizatës dhe karriera juaj varet nga kjo. Për të qenë gjithnjë në gjendje të gjeni këtë apo atë dokument, duhet të jeni në gjendje të regjistroni korrektësisht korrespondencën.
E nevojshme
- Regjistri i korrespondencës hyrëse,
- regjistri i postës në dalje,
- fletore me një vëllim prej 96 fletësh,
- format e organizimit,
- dosjet.
Udhëzimet
Hapi 1
Ju duhet të regjistroni të gjithë korrespondencën hyrëse dhe dalëse, për më tepër, në ditën e marrjes ose dërgimit. Korrespondenca e të gjitha llojeve i nënshtrohet regjistrimit: sendet postare, postat elektronike, fakset, të dërguara personalisht në duart e mesazhit. Postat elektronike të rëndësishme (hyrëse dhe dalëse) duhet të shtypen dhe regjistrohen në të njëjtën mënyrë si llojet e tjera të korrespondencës. Përveç kësaj, është e nevojshme të regjistroheni korrespondencat e brendshme: memorandume, memorandume të shërbimit, shënime shpjeguese, deklarata, ankesa.
Hapi 2
Në mënyrë që të regjistroni korrespondencën, mbani regjistra të veçantë të regjistrimit. Në varësi të vëllimit të korrespondencës së një lloji të caktuar, ju mund të krijoni revista të përgjithshme të korrespondencës hyrëse dhe dalëse, ose përveç kësaj t'i ndani ato sipas llojit. Për shembull, bëni një ditar për të regjistruar postat elektronike hyrëse dhe dalëse. Pavarësisht nga vëllimi i korrespondencës, është e përshtatshme të krijoni një ditar të veçantë për regjistrimin e fakseve hyrëse dhe dalëse.
Hapi 3
Nëse nuk keni një ditar të veçantë të regjistrimit të korrespondencës, të shtypur në shtypshkronjë, merrni një fletore të zakonshme dhe shpërndajeni. Në regjistrin e letrave në hyrje, tregoni numrin e mesazhit, datën e marrjes, si dhe llojin e korrespondencës, nëse keni një regjistër të përbashkët për të gjitha llojet e mesazheve, nga ato elektronike te faksimi. Në një kolonë të veçantë, përshkruani shkurtimisht përmbajtjen e letrës. Në kolonën tjetër, shkruani rezolucionin e kokës dhe emrin e personit të cilit letra iu dha për ekzekutim. Në praktikë, nëse çështja kontrollohet nga një person specifik, shumë letra nuk arrijnë tek menaxheri, por menjëherë i transmetohen interpretuesit, kështu që nuk duhet ta bëni këtë kolonë të madhe. Shtë e këshillueshme që të lini një vend për një nënshkrim nën mbiemrin e interpretuesit ose pranë tij, duke treguar që ai e ka marrë dokumentin. Nëse kreu e ka udhëzuar sekretarin për të kontrolluar "ekzekutimin" e dokumentit, atëherë në një kolonë të veçantë një shënim për kontrollin vendoset me bojë të kuqe (shkronja "K" ose fjala "kontroll"). Pas përfundimit të ekzekutimit të urdhrit në lidhje me këtë dokument, vendosni një shenjë në ekzekutim, si dhe transferimin e shkronjës "në çështje" (tregoni numrin e çështjes dhe datën e formimit të saj).
Hapi 4
Regjistri i korrespondencës është gjithashtu i nevojshëm për të gjitha mesazhet që dalin. Në regjistrin e letrave dalëse, ka më pak kolona sesa në regjistrin e korrespondencës hyrëse. Si dhe në regjistrin e letrave hyrëse, bëni në regjistrin e letrave dalëse një kolonë me numrin rendor të letrës, një kolonë me datën, vetëm të dërgimit, me llojin e korrespondencës që dërgohet (nëse është e nevojshme), me një përmbledhje të mesazhit, mbiemrin e krijuesit të dokumentit (letër), si dhe kolonën me numrin e çështjes, ku është depozituar një kopje e mesazhit.
Hapi 5
Në një mënyrë të veçantë, duhet të regjistroni korrespondencën që dërgoni me postë. Regjistrimi i letrave të dërguara me postë kryhet në letrën e organizatës. Shtë më mirë të dërgoni jo më shumë se 7-10 letra në të njëjtën kohë. Me dorë ose në kompjuter, në formular, shkruani datën e dërgimit, më poshtë, për secilën letër të dërguar me postë, tregoni numrin rendor të rekordit, emrin e organizatës, vendndodhjen e tij (ju mund të specifikoni vetëm qytetin ose Rajon). Lini pak hapësirë në të djathtë. Këtu, pasi të keni marrë një kontroll në postë, duhet të futni numrat e postës prej tij (zakonisht 6-8 shifra). Nën emrin e organizatës për çdo dërgesë, shkruani numrat dhe datat e dokumenteve që do të dërgohen, ose detaje të tjera që lejojnë identifikimin e tyre. Në zyrën postare, kjo listë vërtetohet nga pulla postare. Mund ta skedoni në një dosje të veçantë ose në dosjen ku ruhen mesazhet dalëse.
Hapi 6
Kërkohet një ditar i veçantë për të regjistruar secilin lloj të korrespondencës së brendshme. Në secilën ditar, shënoni numrin e dokumentit, datën e tij, mbiemrin e krijuesit, një përmbledhje, zgjidhjen e kokës, mbiemrin e ekzekutuesit, shenjën e kontrollit, si dhe numrin e çështjes.
