Një letër refuzimi është një pjesë shumë specifike e korrespondencës së biznesit. Ai duhet të përmbajë një përgjigje negative ndaj kërkesës së klientit ose propozimit të partnerit. Në të njëjtën kohë, është e rëndësishme të mbash marrëdhënie të mira me marrësin e letrës. Në mënyrë që të shprehni pa dyshim pozicionin tuaj, por jo të ofendoni adresën dhe të lini një përshtypje të favorshme për veten tuaj, ndiqni rregullat themelore për të shkruar një refuzim.
E nevojshme
- - letrën zyrtare të organizatës;
- - kompjuter;
- - Printeri.
Udhëzimet
Hapi 1
Hartoni letrën tuaj. Mos e neglizhoni këtë fazë të përgatitjes së dokumentit. Kjo do t'ju lejojë të rregulloni mendimet tuaja dhe të zgjidhni frazat më të sakta.
Hapi 2
Filloni tekstin me adresën tradicionale të marrësit: "I dashur Ivan Ivanovich!" ose "I dashur Z. Ivanov!" Mos përdorni formulime të tjera, sepse refuzimi me shkrim është zyrtar.
Hapi 3
Në këndin e sipërm të majtë, shënoni adresën e letrës: emrin e ndërmarrjes, pozicionin, mbiemrin, inicialet e një punonjësi ose mbiemrin dhe inicialet e një personi privat. Informacioni për kompaninë tuaj do të paraqitet në letrën zyrtare në këndin e sipërm të djathtë.
Hapi 4
Shkruani pjesën kryesore të dokumentit. Së pari, përsëritni kërkesën ose propozimin që është marrë. Sigurisht, nuk keni nevojë të rishkruani plotësisht tekstin e dokumentit në hyrje. Mjafton të përmblidhni thelbin e saj me disa fjalë, duke përdorur kthesat tradicionale të fjalës së biznesit: "Në përputhje me kërkesën tuaj për një kopje të porosisë …" ose "Në përgjigje të kërkesës tuaj për të zgjatur afatin e huazimit koncesional, informojmë … ".
Hapi 5
Tjetra, renditni arsyet e refuzimit. Shpjegimi për një përgjigje negative duhet të jetë i shkurtër, logjik, i fortë në thelb, por jo i ashpër në formë. Mos e shtrembëroni situatën, mos paraqitni fakte inekzistente dhe argumente të papranueshme. Kurdoherë që është e mundur, kopje rezervë të fjalëve tuaja duke iu referuar ligjeve dhe rregulloreve. Por mos shkoni në ekstreme. Mbingarkesa e letrës me shpjegime të gjata dhe falje me fjalë, ju rrezikoni të zemëroni më tej adresën.
Hapi 6
Filloni pjesën e fundit të letrës me formulën standarde që ju lejon të qëndroni të sjellshëm, por të vendosur në vendimin tuaj: "Duke marrë parasysh faktet e mësipërme, ne, për fat të keq, duhet të refuzojmë të bashkëpunojmë me kompaninë tuaj" ose "Na vjen keq që t'ju informojmë se është e pamundur të zgjasësh më tej linjën e kredisë. "…
Hapi 7
Mundohuni të zbutni refuzimin. Për këtë qëllim, informoni të adresuarin në lidhje me opsionet e tjera të bashkëpunimit, në lidhje me shërbimet e reja të kompanisë tuaj që ai mund të përdorë me kushte preferenciale, në lidhje me mundësinë e rishikimit të kërkesës së tij pas një kohe të caktuar, etj. Të gjitha informacionet duhet të jenë absolutisht të sakta dhe të azhurnuara.
Hapi 8
Rilexoni draft letrën. Korrigjo gabimet, bëj shtesat dhe korrigjimet e nevojshme. Shtypni refuzimin në letrën zyrtare të organizatës, nënshkruani atë me menaxherin dhe dërgojani adresës.
