Inventari i dokumenteve është një libër referimi që zbulon përbërjen dhe përmbajtjen e dokumenteve, sistemon dhe i merr parasysh brenda tërësisë së dokumenteve. Përpilimi i inventarëve është një fazë e rëndësishme në përpunimin dhe renditjen e dokumenteve, qëllimi i së cilës nuk është vetëm siguria e dokumenteve, por edhe ekzekutimi i tyre i qartë.
Udhëzimet
Hapi 1
Kryeni regjistrimin e listës së dokumenteve në titullin e organizatës (nëse ka). Kjo nuk është e nevojshme, por një kërkesë e dëshirueshme për dokumente të tilla. Në çdo rast, emri i organizatës duhet të tregohet.
Hapi 2
Shkruani titullin, i cili duhet të përmbajë informacion që përcakton pronësinë e dokumenteve të përfshira në inventar. Për shembull, "Inventari i dokumenteve në çështjen penale", "Inventari i dokumenteve në dispozicion në dosjen e vërtetimit", "Inventari i dokumenteve për një vizë në Danimarkë", etj. Nëse organizata përpilon inventarë rregullisht, shënoni numrin rendor të inventarit.
Hapi 3
Krijoni një tabelë të përbërë nga pjesët e mëposhtme: "Nr. I p / p", "Emri i dokumentit", "Numri i fletëve në dokument". Ju lutemi plotësoni të gjitha fushat e renditura. Shtoni kolonat e kërkimit në tabelë sipas nevojës. Për shembull, Faqet _ përmes _, Numrat e Faqeve, Vlera, Shënimi, etj.
Hapi 4
Nën tryezë, shkruani sa fletë, dokumente ose kopje përfshini në inventar. Shkruani me numra dhe fjalë: 3 (tre), 25 (njëzet e pesë).
Hapi 5
Përfundoni përpilimin e inventarit me nënshkrimet e drejtuesve të organizatës, në një mënyrë apo në një tjetër përgjegjëse për ekzekutimin e këtij inventari (inspektori i departamentit të personelit, shefi i prodhimit, etj.). Shkruani emrin e plotë të pozicionit të menaxherit dhe një transkript të mbiemrit, emrit dhe patronimës së tij. Nëse është e nevojshme, përfshini emrin tuaj të plotë në dokument. dhe nënshkrimin e personit që dorëzoi dhe pranoi dokumentet.
Hapi 6
Gjithashtu tregoni datën e dokumentit. Mund të vendoset në fund dhe në fillim të inventarit, si në të majtë dhe në të djathtë të dokumentit. Vula e organizatës nuk vihet në inventar.
Hapi 7
Lista e dokumenteve hartohet në dy kopje: njëra mbetet në organizatë, tjetra paraqitet në vendin e kërkesës.
