Disa fusha të veprimtarisë kërkojnë sistematizimin e mallrave, produkteve dhe dokumenteve. Skedari i kartelës mund të përdoret jo vetëm në prodhim. Për shembull, do të jetë e dobishme për një person që mbledh pulla ose monedha, ose një luleshitës. Në përgjithësi, kudo që keni nevojë për të gjetur shpejt atë të duhur midis një grupi të madh të disa objekteve.
Udhëzimet
Hapi 1
Informacioni që përmbahet në skedar duhet të jetë lehtësisht i arritshëm, pavarësisht nga madhësia e ruajtjes së të dhënave. Prandaj, ndani të gjithë vëllimin në blloqe, për shembull, alfabetikisht ose sipas datës. Kjo do t'ju ndihmojë të gjeni informacionin që ju nevojitet (karta) brenda një kohe të shkurtër.
Hapi 2
Të gjitha shënimet në skedar duhet të jenë të pastra. Për shembull, nëse emrat janë shkruar me dorë, ata duhet të jenë të kuptueshëm, pa njolla, sepse kjo do ta bëjë të vështirë gjetjen e informacionit që ju nevojitet.
Hapi 3
Skedari duhet të ruhet në një vend të caktuar, për shembull, në një raft. Kutitë duhet të përputhen me madhësinë e kartave. Sigurohuni që të bëni një inventar të përmbajtjes, kështu që nuk do të keni nevojë të shfletoni vazhdimisht të dhëna të panevojshme. Ndërsa të dhënat plotësohen, futni informacionin në inventar.
Hapi 4
Shenjat e kërkimit që përmbahen në elementet e indeksit të kartës (karta, skedarë, etj.) Duhet të jenë të sistemuara në mënyrë rigoroze. Për shembull, nëse ky është një indeks letre për lulet, shenjat e kërkimit ("çelësat") në të gjithë elementët duhet të shfaqen në të njëjtën mënyrë. Për ta bërë këtë, krijoni një "skelet" të elementit të kërkimit.
Hapi 5
Le të themi se dëshironi të hartoni një indeks të kartave të luleve tuaja. Të gjithë kanë karakteristika të ndryshme, por ato përbëhen nga një numër elementesh identike: tufë lulesh, kërcell, gjethe, rrënjë, etj. Prandaj, të gjithë këta elementë duhet të përmbahen në "skelet". Për shembull, emri është "Luledielli", forma e lulëzimit është "Round", ngjyra është "Yellow", etj.
Hapi 6
Çdo mbledhje e të dhënave duhet të shoqërohet nga një "Lista e Kritereve të Kërkimit". Në një arkiv të përbërë nga karta të zakonshëm, mund të jetë një dokument teksti; për një formë arkivi virtual - një listë zbritëse nga e cila përdoruesi do të zgjedhë shenjën që i nevojitet. Nëse mbani një kabinet elektronik të dosjeve, sigurohuni që të krijoni një marrje në një disk të lëvizshëm, sepse disku i ngurtë mund të digjet në çdo kohë.
