Aktiviteti i çdo ndërmarrje apo organizate, pavarësisht nga forma e pronësisë, është i pamundur pa menaxhimin e dokumentit, i cili, në fakt, është një konfirmim i kësaj veprimtarie. Unifikimi i qarkullimit të dokumenteve u bë përsëri në vitet 79 të shekullit të kaluar, por standardet e krijuara atëherë, me ndryshime dhe shtesa të vogla, janë ende të vlefshme.
Udhëzimet
Hapi 1
Sistemi i unifikuar i menaxhimit të dokumenteve që kërkohet për të mbështetur aktivitetet e organizatës përfshin tre lloje të dokumenteve:
- organizative;
- administrative;
- informacion dhe referencë.
Lloji i fundit i dokumenteve është ndihmës në lidhje me dy të parat dhe, ndryshe nga ata, nuk është i detyrueshëm për ekzekutim. Ato përmbajnë çdo informacion të veçantë të shërbimit të nevojshëm si për marrjen e vendimeve menaxheriale ashtu edhe për kuptimin dhe zbatimin e tyre të saktë.
Hapi 2
Dokumentet e referencës përfshijnë: gazetat e biznesit; telegrame dhe mesazhe telefonike; shërbim, raport dhe shënime shpjeguese; përmbledhje, rishikime dhe raporte informacioni, akte. Përmbajtja e këtyre dokumenteve mund të merret në konsideratë ose të nxisë veprim bazuar në këtë informacion. Kjo është një pjesë e rëndësishme e rrjedhës së punës, pa të cilën është e pamundur të organizohet ndonjë proces i prodhimit.
Hapi 3
Nëse flasim për lloje të caktuara të informacionit dhe dokumenteve të referencës, pjesa më e madhe e tyre, si rregull, janë letra informacioni, në të cilat autorët sjellin në vëmendjen e të anketuarit disa fakte, informacione në lidhje me mallrat, ngjarjet ose aktivitetet e ardhshme. Ato mund të jenë proaktive dhe ato që janë shkruar në formën e një raporti mbi zbatimin e detyrave të caktuara nga organizatat mëmë me nivelin më të lartë të menaxhimit. Letrat e shitjeve të vetë-motivuara gjithashtu i referohen informacionit dhe dokumenteve të referencës.
Hapi 4
Përmbledhje, përmbledhje ose shënim informacioni - dokumente që përmbajnë një përshkrim të disa llojeve të njëjta të fakteve, gjërave ose ngjarjeve në të cilat një përmbledhje e shkurtër mund të jetë e pranishme, por kjo kërkesë nuk është e detyrueshme. Certifikatat e zakonshme mund të përgatiten me kërkesë të palëve të interesuara ose individëve dhe të shërbejnë si një dokument që konfirmon çdo fakt. Këto janë, për shembull, vërtetime të pagës, përbërjes familjare, vendit të punës ose studimit, etj.
Hapi 5
Shënimet e shërbimit zakonisht përdoren si një shkëmbim informacioni midis departamenteve që nuk varen drejtpërdrejt nga prodhimi. Raportet i shkruhen mbikëqyrësit të menjëhershëm në mënyrë që të informojnë për faktet që ai duhet të dijë gjatë kryerjes së detyrës. Deklaratat shpjeguese përdoren në rastet e shkeljes së disiplinës së punës, ato janë shkruar nga vetë shkelësit për të shpjeguar veprimin e tyre. Aktet që konfirmojnë një fakt të veçantë hartohen kolektivisht dhe nënshkruhen nga të paktën 3 pjesëmarrës në kontroll ose veprim.
