Dokumentet e skaduara të ruajtura në arkiv janë subjekt i shkatërrimit, i cili kryhet në disa faza. Së pari, dokumentet zgjidhen, krijohet një komision, përpilohet një akt dhe bëhet shkatërrimi i drejtpërdrejtë në copëzuesit.
E nevojshme
- - akti i shkatërrimit;
- - akti i shkatërrimit;
- - copëtues (makinë copëtimi letre).
Udhëzimet
Hapi 1
Të gjitha dokumentet arkivore i nënshtrohen rishikimit vjetor në mënyrë që të zgjidhen për shkatërrim. Kjo bën të mundur lirimin e hapësirës në kohën e duhur për dokumentet e reja të marra nga ndërmarrjet për ruajtjen arkivore.
Hapi 2
Zgjidhni dokumentet për shkatërrim. Pjesa më e madhe e dokumenteve arkivore janë mbajtur për 75 vjet. Përzgjedhja e dokumenteve kryhet nga personeli i arkivit.
Hapi 3
Pasi të keni bërë zgjedhjen e dokumenteve, përpiloni një akt shkatërrimi. Një akt është një inventar i plotë i dokumenteve që do të shkatërrohen. Shtë e nevojshme të tregoni numrin rendor të secilit dokument, një përshkrim. Përpara çdo dokumenti, shënoni numrin e artikullit ose dokumentit rregullues në bazë të të cilit bëhet fshirja. Udhëzohuni nga lista e dokumenteve tipike.
Hapi 4
Mbani në mend se lista mund të mos përmbajë emrin e të gjitha dokumenteve që do të shkruhen, kështu që arkivisti duhet të vendosë në mënyrë të pavarur se cilit artikull ose dispozitës standard i përket një dokument i veçantë.
Hapi 5
Akti i shkatërrimit duhet të hartohet në përputhje me Shtojcën Nr. 4 "Për rregullat themelore për funksionimin e arkivave" për vitin 2002. Dokumenti i kompletuar duhet të nënshkruhet nga të gjithë anëtarët e komisionit të krijuar dhe një përfaqësues i autorizuar i administratës së arkivit.
Hapi 6
Bashkangjit një akt tjetër në aktin e ekzekutuar, në të cilin tregohet numri i përgjithshëm i dokumenteve që do të shkatërrohen, si dhe pesha e tyre totale. Mos harroni se veprimi i parë pa të dytin konsiderohet i pavlefshëm. Dhe nëse një shkelje e tillë konstatohet gjatë kontrollit, një gjobë administrative mund të vendoset për përfaqësuesin përgjegjës të arkivit tuaj.
Hapi 7
Shkatërrimin e drejtpërdrejtë mund t'ia besoni një organizate të specializuar që ofron shërbime masive të këtij lloji dhe ka copëtues industriale, ose shkatërrimin mund ta kryeni vetë nëse organizata juaj ka copëtuesin e vet.
