Aktiviteti i çdo organizate përfshin punën me dokumente. Disa prej tyre humbin rëndësinë e tyre me kalimin e kohës dhe nuk përdoren në punë. Për të hequr qafe letrat e panevojshme, ato zakonisht shkatërrohen. Shkatërrimi i dokumenteve duhet të bëhet në përputhje të plotë me rregullat e vendosura në punën e zyrës.
E nevojshme
- - akti i shkatërrimit;
- - mjetet teknike për shkatërrimin e dokumenteve.
Udhëzimet
Hapi 1
Shikoni procedurën për shkatërrimin e dokumenteve. Vlen për të dy dokumentet në letër dhe ato të bëra në formë elektronike. Zakonisht, dokumentet që kanë humbur vlerën e tyre praktike dhe kanë një periudhë ruajtje të skaduar shkatërrohen. Kjo vlen kryesisht për personelin dhe dokumentet e kontabilitetit.
Hapi 2
Kryeni një ekzaminim të vlerës së dokumenteve. Rezultati i tij duhet të jetë një akt për alokimin dhe përgatitjen për shkatërrimin e atyre letrave që nuk janë më objekt i ruajtjes. Periudha e mbajtjes së dokumenteve përcaktohet nga nomenklatura aktuale e dosjeve të organizatës suaj. Në disa raste, termat specifikohen sipas ligjeve federale, dekreteve të qeverisë, listave të departamenteve ose standardeve të dokumenteve.
Hapi 3
Hartoni një akt për shkatërrimin e dokumenteve, duke vendosur emrin e njësisë strukturore përpara secilit grup të titujve. Vendosni raste të ngjashme në akt nën një titull të përgjithshëm, duke treguar numrin e përgjithshëm të çështjeve. Akti duhet të nënshkruhet nga një punonjës i organizatës i cili ka marrë pjesë në shqyrtimin e vlerës së dokumenteve. Pas kësaj, akti miratohet nga titullari.
Hapi 4
Zgjidhni rastet për shkatërrim duke përdorur pamjen e faqes. Kjo do t'ju lejojë të mos humbni dokumentin e nevojshëm që aksidentalisht u fut në dosje. Nëse ndonjë material ka qenë në vendin e magazinimit për një kohë të gjatë, ato mund të rrotullohen në mënyrë selektive për të përcaktuar rëndësinë e dokumenteve.
Hapi 5
Zgjidhni metodën e shkatërrimit të dokumenteve të përfshira në akt. Ato mund të digjen ose të përdoren për këtë qëllim një copëtues letre. Ndonjëherë materialet që do të shkatërrohen transferohen për asgjësim në një ndërmarrje të specializuar, duke përpiluar procedurën me një certifikatë pranimi dhe një faturë përkatëse. Metoda e fundit përdoret më shpesh kur vëllimi i dokumentacionit është i konsiderueshëm. Për të siguruar konfidencialitetin, transferimi i çështjeve dhe shkatërrimi i tyre zakonisht kryhen nën mbikëqyrjen e një punonjësi të organizatës.
