Një nga format e shprehjes së pakënaqësisë së dikujt me mallrat e dorëzuara ose të prodhuara, shërbimet e kryera është një kërkesë me shkrim e blerësit. Ai mund ta dërgojë atë direkt te kompania me postë elektronike, ta lërë në "Librin e Ankesave" ose të shkruajë një ankesë në një faqe në internet të veçantë, ku çdo blerës mund të flasë për cilësinë e produktit ose shërbimit. Ju gjithashtu duhet të jepni një përgjigje me shkrim për një pretendim të tillë.
Udhëzimet
Hapi 1
Shërbimi ndaj klientit me cilësi të lartë përfshin monitorimin e vazhdueshëm të reagimeve dhe miratimin e masave dhe veprimeve specifike për të eleminuar ato mangësi të cilave ju tërhiqet vëmendja në kërkesë. Duke iu përgjigjur asaj, duhet të kuptoni që klienti është i bezdisur dhe i pakënaqur, prandaj duhet të zgjidhni me kujdes dhe me kujdes frazat në mënyrë që të zbutni përshtypjen e pakëndshme të marrë prej tij. Një përgjigje e menduar mirë dhe e përgatitur mirë do t'ju ndihmojë të fitoni përsëri dashurinë e klientit dhe, ndoshta, t'i bëni ata të qëndrojnë në radhët e klientëve tuaj.
Hapi 2
Toni i letrës duhet të jetë jashtëzakonisht i saktë dhe i sjellshëm. Sigurisht, nëse e dini emrin e plotë dhe patronimin e blerësit, atëherë përdorni atë në qarkullim. Gjithmonë shkruani adresat "ju", "ju", "ju" me një shkronjë të madhe.
Hapi 3
Nëse pretendimi është i vërtetë, atëherë në paragrafin e parë, kërkoni falje dhe, nëse është e mundur, përpiquni të shpjegoni pse ndodhi incidenti. Kërkojini falje klientit në fjalinë e parë, por nëse nuk jeni plotësisht të sigurt se në këtë rast është me të vërtetë faji i kompanisë ose stafit të saj, atëherë mund ta filloni tekstin e përgjigjes si më poshtë: “Faleminderit për informacionin që na keni dërguar … "Ose" Faleminderit që na informuat në kohë për … ".
Hapi 4
Në përgjigjen tuaj, ju duhet të diskutoni vetëm rastin specifik që u bë arsyeja për të shkruar një kërkesë. Mos iu referoni vlerësimeve të shkëlqyera të kompanisë nga klientë të tjerë; kjo do të shërbejë vetëm si një irritues. Mos përdorni kundërshtime në tekst: "a", "por", "në të njëjtën kohë", si mjet i fundit, nëse është e nevojshme, shkruani "megjithatë …".
Hapi 5
Mos u përpiqni të justifikoni veten duke iu referuar disa cilësive të vetë klientit - mosvëmendja e tij, harresa, mungesa e inteligjencës. Mos harroni se këta janë njerëzit që ju paguajnë paratë e tyre dhe një rishikim negativ mund t'ju privojë të paktën dhjetë klientë të tjerë të mundshëm.
Hapi 6
Shkruani se cilat masa do të merrni për të eleminuar situatën dhe për të parandaluar përsëritjen e saj. Nëse gjenden fajtorë specifik, renditini ata dhe përshkruani masat disiplinore që janë marrë.
