Format e përgjegjësisë së rreptë, të dëmtuara gjatë procesit të punës ose të shtypura dobët në shtypshkronjë, nuk mund të hidhen poshtë. Ato duhet të kryqëzohen me kujdes në mënyrë diagonale dhe të ruhen në një kasafortë metalike.
Udhëzimet
Hapi 1
Formularët e rreptë të raportimit të dëmtuar ose jo të plotë duhet të ruhen për pesë vjet. Pas kësaj periudhe, organizoni një inventar të formularëve, i cili duhet të konfirmojë praninë aktuale të dokumenteve të dëmtuara ose të papërdorura që nuk janë më të nevojshme për arsye objektive. Arsye të tilla mund të jenë, për shembull, tregimi mbi faturat, politikat e sigurimit, format e faturave për hotelet dhe format e tjera të adresës së vjetër ligjore të organizatës. Gjatë procesit të inventarizimit, vendosni numrin e saktë të formave për t'u shkruar, numrat e tyre, identifikoni shkakun e dëmtimit të dokumentit. Spinat e mbetura nga format e shkëputjes të lëshuara nga organizata gjatë veprimtarisë së saj janë gjithashtu subjekt i inspektimit.
Hapi 2
Një muaj pas inventarit, mblidhni një komision për shkatërrimin e formularëve të rreptë të raportimit. Komisioni duhet të kontrollojë të gjitha format e përdorura dhe të dëmtuara, sasinë e tyre dhe, bazuar në punën e bërë, të hartojë një akt fshirjeje dhe shkatërrimi.
Hapi 3
Forma e aktit të fshirjes së SSO-së zhvillohet drejtpërdrejt në institucion. Caktoni një numër të aktit, shënoni personin përgjegjës materialisht, tregoni emrin e organizatës. Filloni tekstin e aktit duke renditur anëtarët e komisionit, duke treguar emrat dhe mbiemrat e tyre, pozicionet e mbajtura. Tjetra, përpiloni një tabelë, në kolonën e parë të së cilës tregoni numrin e formularit, në të dytën - arsyen e shkatërrimit dhe në të tretën - datën e fshirjes. Shënoni me numra dhe me fjalë numrin e formularëve që do të shkatërrohen, mblidhni nënshkrimet e të gjithë anëtarëve të komisionit, deshifroni këto nënshkrime, vendosni datën në fund të aktit.
Hapi 4
Në bazë të aktit të nënshkruar, shkatërroni format e rrepta të përgjegjësisë. Shkatërrimi nënkupton shkatërrimin fizik të transportuesit të letrës në të cilin është shtypur formulari, pa mundësinë e rikuperimit. Kaloni dokumentet e shkruara nëpër një copëzues ose digjeni ato.
